私はIT業界でバリバリパソコンを使って仕事をしていますが、アナログな道具も結構好きで使っていたりします。
特に、紙とペンが好きなので、スケジュールとタスク管理はGoogleカレンダー、Notion、手帳という3つを使って行っているんです。
3つも使っていて混乱しない？と思うかもしれませんが、目的を分けているので、意外と大丈夫なんですよね。
フリーランスとして活動しだしてからは、スケジュール・タスクの管理がとっても重要で、色々と試行錯誤した結果、今はこの形に落ち着きました。
そして、この管理において役立っている&管理を楽しめているのが、手帳のおかげだったります。
私が手帳をつけるときに行っているのが、「バレットジャーナル」という方法。これが、タスク管理にもとっても向いているんです。
今回は、私が仕事を管理している、このバレットジャーナルについて、少しお話してみたいと思います。
バレットジャーナルについて
バレットジャーナルは、ライダー・キャロルさんが考案した、ノートを使った整理術です。バレットジャーナルを使うと、自分の身の回りのことから思考まで、あらゆることを整理、管理できてしまいます。
バレットジャーナルで採用されている書き方は「ラピッドロギング」と呼ばれるもので、「・(ドット)」を使って、あらゆる物事を整理していきます。
いわゆる、箇条書きですばやく記録する、という手法ですね！
使うものはノート1冊とペン1本のみ。あとは、箇条書きで情報を整理してノートに書き込み、毎日更新していくのみなので、誰でもすぐに始められるのが特徴です。
ここでは、私なりの使い方や、良かったと思う点を個人的な観点で伝えるので、バレットジャーナルの本質が知りたい！という方は、ライダー・キャロルさんご本人が出されている本を読んでみて下さい。
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「バレット」は本来『弾丸』という意味なのですが、ライダーさんは、「・(ドット)」(日本語だと中点か中黒？)をバレットと呼ぶことにしたみたいですね。
これらから、「・(ドット＝バレット)」を使う「ジャーナル＝ノート」ということで、バレットジャーナルという名前になったそうです。
バレットジャーナルの基本原理
では、どうやって管理していくか、という点ですね！
バレットジャーナルには、4つのコンテンツが用意されており、そのコンテンツごとに思考や出来事、情報、やることを整理していきます。
Index(インデックス)
目次にあたるコンテンツ。どこに何が書かれているかをまとめるためのページたち。
Future Log(フューチャーログ)
半年～1年ほどの長いスパンでの予定・目標を記入する部分。年間カレンダーのようなもの。
Monthly Log(マンスリーログ)
1ヶ月分の予定を記入する部分。月間カレンダーのようなもの。
Daily Log(デイリーログ)
毎日の記録や予定を記入する部分。毎日使用するのはこちらの部分。
基本的には毎日書き込んでいくものですが、年間ごと、月ごとにも整理をしていくので、手帳のような使い方ができるのです。
また、必要に応じて「Weekly Log(ウィークリーログ)」を作って、毎週の管理もできたりします。
毎日の記入方法
バレットジャーナルで予定を書き込むときは、とにかく「素早く簡潔に！」ということを意識して書きます。
そのため、基本的にバレットジャーナルでは、箇条書きで書くのです。しかし、箇条書きだけだと整理ができないため、Key(キー)と呼ばれる記号を用いて内容を管理、整理していきます。
| ・(ドット) | タスク、当日(や、当月)やること |
| ◯ | イベント事の予定、誕生日や商談など |
| ー | メモ書き用、タスクなどではないもの |
| ＊ | 重要なことには、追加でこれを記入しておく |
| ！ | アイデアとして見返すものは、追加でこれを記入しておく |
| ✕ | 終わったタスク |
| ＞ | 次の日以降、同じ月のどこかへ移動させるタスク |
| ＜ | 翌月以降の未来へ移動させるタスク |
「・」で記入しているタスクが終わったら、「・」の上から「✕」を記入してしまって、上書きします。同じように、移動させたタスクは「・」の上から「＞」「＜」を書き込んでしまいましょう。
これが、基本的なKeyですが、自分が使いやすいようにカスタマイズしてしまって問題ありません。
これは、私が仕事用のバレットジャーナルで使用しているキーなのですが、私はチェックボックスでも特にスピードが落ちる感じはしなかったので、チェックボックスにしてしまっています。
よりバレットジャーナルを使いこなすためには他にも手法やルールがあるのですが、これはぜひ実際に本を購入して読んでみて下さい。
もしくは、GoogleやYahoo!、YouTubeなどでも「バレットジャーナル」と調べていただくと、たくさんの方がこの手法を紹介していると思うので、そちらを参考にしても良さそうです。
実際私もYouTubeで紹介されているものをたくさん参考にしました！アイデアもたくさんあって、楽しいですよ！
バレットジャーナル・Notion・Googleカレンダーの理由
思考の整理ができるバレットジャーナルですが、タスク管理も予定の管理もできるので、これ1つで十分なのではないか、とも思えます。
実際、バレットジャーナルは「1冊のノートですべてを管理する」というのが目的なので、バレットジャーナルだけでも十分だったりします。
ただ、以下の理由から、バレットジャーナルと他のツールを組み合わせることにしました。
タスクと作業内容の分離
バレットジャーナルは、簡潔に書くことが重要です。しかし、私の行っている毎日の作業は、関連する情報や作業内容の詳細、作業のメモ、調べた資料などなど……バレットジャーナルだけでは管理しきれない情報をたくさん抱えていたりします。
作業をするときはこれらの情報が必要になるので、これを管理するツールが必要でした。
バレットジャーナルに書き込んでしまっては情報量が増えますし、何よりアナログなバレットジャーナルでは、パソコンで作業する時に、その情報へすぐアクセスできません。
そこで、Notionを使って、タスクの作業内容と情報を管理することにしました。
どのタスクを、いつ行うかというのはバレットジャーナルで管理しておき、そのタスクで必要な情報は、パソコンに向かえばNotionにまとまっている、という状況です。
Notionは、タスクを進捗別に分けて表示することができるので、バレットジャーナルで決めておいた「今日のタスク」のみに集中できます。
また、メモもとっても優秀なので、今日行うタスクの中に、すべての情報を集約できるんです。
この機能のおかげで、バレットジャーナルでまとまった思考を、資料を探すために散らしてしまわなくてもよくなりました。
家の中用と、家の外用の分離
バレットジャーナルは、ノートという性質上、毎日持ち歩くとなるとちょっと不便です。
ちょっとした用事で軽装のまま出てしまった時に予定を確認したくても、バレットジャーナルが手元になければ予定がわかりません。
また、私はちょっと重めの手帳でバレットジャーナルを行っているので、持ち歩きには向いていません。
そこで、外で予定を確認するために、Googleカレンダーで予定を管理することにしました。
手間は増えるのですが、パソコンで仕事をしている以上、普段予定が埋まったりスケジュールの確認が必要なのは、パソコンを開いている時だったりします。
となると、Googleカレンダーでさっと予定を入力しておき、1日の振り返りとしてバレットジャーナルに予定を書き写し、タスクを整理していけば、特に手間なく管理が行えるんですよね。
Googleカレンダーならリマインド通知もあるので、予定忘れなんかも防げます。
バレットジャーナルで手書きをしていると、どうしても予定の移動が大変だったりしますが、Googleカレンダーならそんなこともありません。
予定の管理のみをGoogleカレンダーにしたことで、パソコンでの仕事や外出時の対応がしやすくなりました。
バレットジャーナルを取り入れて良かったこと
実は、いままでタスクの管理はNotionで、そして予定の管理はGoogleカレンダーのみでそれぞれ独立して行っていました。
これでも作業ができないことはなかったんですが、毎日作業に追われているような気がしてしまって、忙しいと感じていたんです。
そこで、もともと手法としてしっていたバレットジャーナルを取り入れてみたのですが、これが自分としてはとってもヒット！
今まで独立していたNotionとGoogleカレンダーがバレットジャーナルを通して繋がり、忙しさをセーブできました！
具体的に、どんな点がよかったのか、少しお話してみたいと思います。
1日の作業量が見やすくなった
Notionのタスクは、進捗を確認するための表示にしてしまうと、すべてのタスクが目に入ってしまい、とても量が多いように思えてしまいます。
また、情報も同時に見えてしまうので、やることがとても多く感じていました。
しかし、バレットジャーナルなら、1日のタスクはDaily Logにある分だけだとわかりやすいですし、他の情報は一切入ってきません。
予定もタスクも同じLogの中にあるので、単純に項目が多いときはそこに予定を入れないようにしますし、空いている日ならタスクも予定も入れやすいです。
今日のタスクと予定はこれ！というのが、とてもわかりやすくなって、予定もタスクも調整がしやすくなりました。
毎日の作業を振り返ることができた
バレットジャーナルは、定期的に予定やタスクについて振り返ることを前提として作られた手法です。
そのため、バレットジャーナルの手法で予定を管理していると、毎日1日を振り返って手帳を見直す時間を作る必要があります。
しかしこれがとってもよくて、今日1日の状況を振り返っていると、作業にかかった時間だったり、いつもより作業が進んだかどうかなどを見直しできるんですよね。
もし、予定よりも作業が終わっていないのであれば、なぜ終わっていないのか考えるキッカケになります。また、タスクを移動させた記録が残っていくので、自分が1つのタスクにどれだけ日数をかけたかもわかります。
私の場合はGoogleカレンダーに入れている予定をバレットジャーナルに書き込む時間があるので、今月の予定を見直したり、今後予定をどうやっていれるか、考える時間も作れました。
毎日行う振り返りの時間はそんなに長くないですが、ちょっとでも振り返りをすることで、自分の状況を把握しやすくなり、改善に活かすことができました。
デバイスから離れる時間を作れた
当たり前ですが、仕事柄、1日の大半をパソコンやスマホに触れて過ごしています。
楽しいから気持ち的にはなんの問題もないのですが、意思とは関係なく、体や目、脳は当然疲れてしまうものです。(最近眼精疲労で困ってます。)
Notionなどでタスクを管理していても、どうしてもパソコンの中で管理するので、パソコンからは離れられませんでした。
バレットジャーナルにしてからは、タスクの確認や振り返りをしている時間は、基本手帳に向かっています。
また、予定を立てている時も手帳に向かっているので、パソコンやスマホから離れる時間ができるんです。
たとえ少しの時間であっても、常時パソコンを見ている私からしたら、とても休まる時間でした。
それに、この時間をキッカケにして休憩を取る、作業を終えてしまうという切り替えにも使えたので、働き過ぎ防止にもなっています。
趣味としても楽しい
これは完全に私の趣味だから、という話ですが、紙やペンが好きな私としては、手帳そのものがそもそも楽しいので、仕事をしながら趣味も楽しめるという一石二鳥な状態です。
手帳はどれにしようかなと考えるのも楽しいですし、ページを作っているのも楽しいです。文字を書くという時間も好きなので、その時間が増えたのも嬉しいことでした。
やはり仕事も楽しくできるのが1番。趣味も楽しみながら仕事を管理できるというのは、私にとってはかなり大きなメリットだったかもしれません。
バレットジャーナルを使ってみた感想・まとめ
バレットジャーナルを取り入れることで、毎日の仕事管理が楽になりました。タスクを忘れることも(なくなったとは言いませんが)減りましたし、忙しいなぁと思うだけの日々を過ごさなくなりました。
自分で仕事を制御して、自分で管理しているという感覚が強くなったように思います。
私はバレットジャーナルだけでなく、NotionとGoogleカレンダーを組み合わせて使っていますが、バレットジャーナルだけで問題ない、という方ももちろんいると思います。
散らかりがちなタスクや思考がまとまってくれるだけでも、管理はしやすいですよね。
もちろん、仕事の管理だけではなくて、日常生活での管理や、目標の計画と実行にも使えるのがバレットジャーナルです。
もし、タスクの管理がうまくいかない！という人は、バレットジャーナルという方法も、ぜひ参考にしてみてください。
